Was ist eine PowerPoint-Vorlage?

Warum viele PowerPoint-Vorlagen nicht optimal funktionieren

Eine PowerPoint-Vorlage sollte zwei Dinge tun: Zeit sparen und für ein einheitliches Erscheinungsbild sorgen. Die Realität sieht oft anders aus. Entweder ist die Vorlage so umfangreich, dass sie schwer zu nutzen ist. Oder sie ist so starr, dass viele Folien ein Layoutproblem haben.

Das Problem beginnt meist beim Setup. Vorlagen werden von Leuten gebaut, die PowerPoint beherrschen – aber nicht immer wissen, wie die Leute im Alltag arbeiten. Das Ergebnis: Viele Masterlayouts, von denen nur wenige genutzt werden. Mehrere Farbpaletten, die schwer zu überblicken sind. Und ein Deckblatt, das auf verschiedenen Geräten unterschiedlich aussieht.

Was eine gute Vorlage können muss

Eine gute PowerPoint-Vorlage ist unsichtbar. Sie fällt nicht auf, sie stört nicht, sie funktioniert einfach. Das bedeutet:

Sie hat wenige, klare Layouts. Fünf bis acht Master-Layouts reichen für die meisten Fälle: Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Textfolie, Bildfolie, Zwei-Spalten, Zitat, Kontakt. Mehr kann verwirren.

Sie kennt echte Anwendungsfälle. Eine Vorlage für Verkaufspräsentationen braucht andere Layouts als eine für interne Updates. Wer das berücksichtigt, baut Vorlagen, die besser passen.

Sie hat eine klare Typografie-Hierarchie. Titel, Untertitel, Fliesstext – jede Ebene hat eine feste Grösse und einen festen Abstand. Keine Experimente, keine zu vielen Optionen. Wenn du anfängst nachzudenken, könnte die Vorlage einfacher sein.

Die drei häufigsten Herausforderungen

Herausforderung 1: Zu viele Optionen

Viele verschiedene Farbschemata. Mehrere Schriftarten. Zahlreiche Layouts. Das kann überfordern. Eine gute Vorlage gibt klare Leitplanken vor. Wer mehr Möglichkeiten braucht, kann individuell anpassen.

Herausforderung 2: Fokus auf Gestaltung statt Struktur

Viele Vorlagen sehen auf dem Deckblatt gut aus und auf späteren Folien weniger konsistent. Weil sie nicht für verschiedene Inhalte getestet wurden, sondern für Screenshots. Eine gute Vorlage funktioniert auch bei vielen Folien – ohne dass du ständig Layouts anpassen musst.

Herausforderung 3: Fehlende Tests im Alltag

Die meisten Vorlagen werden nicht mit echtem Content getestet. Erst wenn jemand eine umfangreiche Präsentation erstellt, zeigt sich: Die Textboxen passen nicht immer. Die Bilder können verrutschen. Der Folienhintergrund funktioniert nicht in allen Situationen optimal.

Was du konkret brauchst

Wenn du eine PowerPoint-Vorlage erstellen oder überarbeiten lässt, beachte diese Punkte:

Fünf bis acht Master-Layouts sind meist ausreichend. Jedes Layout sollte einen klaren Zweck haben. "Flexibles Layout für alles" ist weniger hilfreich als spezifische Lösungen.

Zwei Schriftgrössen für Titel, eine für Text. Titel auf Deckblatt: 44pt. Titel auf Inhaltsfolien: 32pt. Fliesstext: 16–18pt. Das reicht in den meisten Fällen. Wer mehr Hierarchie braucht, arbeitet mit Abständen, nicht mit Schriftgrössen.

Feste Abstände zwischen Elementen. 2cm vom Rand, 1cm zwischen Titel und Text, 0,5cm zwischen Absätzen. Diese Werte in den Master einbauen, nicht auf jeder Folie neu setzen.

Maximal drei Akzentfarben. Eine Hauptfarbe für Überschriften und wichtige Elemente. Eine Sekundärfarbe für Grafiken. Eine Signalfarbe für Highlights. Alles andere ist Grau oder die Markenfarbe.

Ein Bildplatzhalter, der in verschiedenen Situationen funktioniert. Egal ob 16:9, 4:3, Hochformat – ein gutes Bildlayout berücksichtigt verschiedene Formate. Wer nur mit optimalen Stock-Bildern testet, könnte die Praxis unterschätzen.

Wie du eine Vorlage testest

Erstelle eine echte Präsentation. Nicht drei Musterfolien, sondern 15–20 Folien mit realem Content. Lange Titel, kurze Titel. Viel Text, wenig Text. Verschiedene Fotos. Tabellen, Listen, Zitate.

Wenn die Vorlage das bewältigt, ohne dass du ständig Layout-Anpassungen machen musst, funktioniert sie gut. Wenn du häufig Anpassungen vornehmen musst, könnte sie optimiert werden.

Gib die Vorlage auch an jemanden weiter, der nicht im Projekt war. Wenn die Person schnell eine saubere Folie erstellt hat, ist die Vorlage gut nutzbar. Wenn Fragen aufkommen, könnte die Vorlage noch intuitiver werden.

Wartung: Eine oft unterschätzte Aufgabe

Eine PowerPoint-Vorlage braucht regelmässige Pflege. Sobald sich dein Logo ändert, neue Schriften dazukommen oder ein neues Produkt lanciert wird, sollte die Vorlage angepasst werden.

Die Herausforderung: Viele Unternehmen haben keine klare Verantwortung dafür. Die Vorlage wird irgendwo abgelegt, und nach einiger Zeit nutzt jeder eine eigene Version. Die einen arbeiten mit der alten, die anderen passen individuell an, die dritten beginnen neu.

Leg fest, wer die Vorlage pflegt. Und erstelle einen Prozess, wie Updates verteilt werden. So bleibt die Konsistenz erhalten.

Wenn du mit uns ein Projekt realisierst

Wir erstellen PowerPoint-Vorlagen, die im Alltag funktionieren – nicht nur in der Präsentation. Das bedeutet: Wenige Layouts, klare Regeln und Tests mit echtem Content. Wir übernehmen auch die Schulung deines Teams und die Dokumentation, damit die Vorlage langfristig genutzt wird.

Falls du unsicher bist, ob deine bestehende Vorlage noch zeitgemäss ist oder ob sie optimal genutzt wird, beraten wir dich gerne unverbindlich.